Politique de signalement des lanceurs d'alerte

Toutes les personnes ayant un contrat de travail avec DAF (ou en ayant eu un par le passé), ainsi que toutes les personnes travaillant (ou ayant travaillé) pour DAF dans toute autre capacité. Les parties prenantes externes de DAF, telles que les fournisseurs, les candidats, les partenaires, etc., peuvent également faire un signalement.

Si vous choisissez de suivre ce système de signalement de DAF, vous pouvez faire un signalement par écrit ou oralement à votre contact chez DAF ou au Directeur de la conformité via le formulaire de contact. Cela peut également se faire de manière anonyme. Si vous souhaitez faire un signalement complètement anonyme, vous pouvez utiliser la ligne d'éthique PACCAR. Pour plus d'informations sur la ligne d'éthique PACCAR, vous pouvez consulter la section “Questions fréquentes/FAQs “ sur le site web de la ligne d'éthique PACCAR.

Lorsque vous faites un signalement d'actes répréhensibles présumés, cela doit être fait de bonne foi et étayé par des informations pertinentes dans la mesure du possible.  

Au lieu de faire un signalement chez DAF, vous pouvez également faire un signalement direct à l'autorité compétente (externe) concernant des actes répréhensibles présumés ou des violations du droit de l'UE (lois et réglementations locales et européennes). Les autorités compétentes comprennent:

1. Le Défenseur des droits,
2. L'autorité judiciaire (procureur de la République),
3. Une institution de l'UE,
4. Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF),
5. Bureau d’Enquêtes sur les Accidents de Transport Terrestre (BEA-TT),
6. Inspection Générale de l’Evironnemen et du Développement durable (IGEDD),
7. Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL),
8. Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI),
9. l'Agence Française Anticorruption (AFA),
10. Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP),
11. Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI),
12. Toute autre autorité externe compétente (en fonction du domaine concerné),
13. Défenseur des droits humains.

Le signalement direct à votre contact chez DAF, au Directeur de la conformité ou via la ligne d'éthique PACCAR est préféré par DAF, car cela permet de traiter le méfait ou la violation le plus rapidement possible.

Si vous soupçonnez ou avez connaissance d'actes répréhensibles et/ou de violations possibles, vous pouvez le signaler à votre personne de contact DAF habituelle. Si ce canal de signalement n'est pas une option, vous pouvez utiliser la ligne d'assistance éthique de PACCAR, où vous pouvez déposer un rapport anonyme si vous le souhaitez. Vous pouvez également discuter de vos préoccupations en toute confidentialité avec le directeur de la conformité avant de déposer un rapport. Le contact peut être établi via notre bureau de conformité en utilisant le formulaire de contact ci-dessous.

Vous pouvez également demander des informations, des conseils et une assistance concernant des actes répréhensibles présumés ou des violations du droit de l'Union (lois et réglementations locales et européennes) auprès de l'Autorité des lanceurs d'alerte ou d'autres autorités (voir les exemples néerlandais dans la section « Comment déposer un rapport ») dans votre pays (le cas échéant).

Si vous choisissez de suivre la politique de reporting de DAF, vous pouvez déposer un rapport écrit ou oral à votre personne de contact DAF habituelle. Cela peut également être fait de manière anonyme si vous le souhaitez. Si vous souhaitez déposer un rapport totalement anonyme, vous pouvez utiliser la hotline éthique de PACCAR. De plus amples informations sur la ligne d'assistance éthique de PACCAR sont disponibles sur le site Web de la ligne d'assistance éthique de PACCAR sous FAQ.

Lors du dépôt d’un rapport faisant état de soupçons d’actes répréhensibles possibles, il doit être fait de bonne foi et étayé, dans la mesure du possible, par des informations pertinentes.

Au lieu de faire un rapport via la procédure DAF, vous pouvez également faire un rapport directement à l'autorité (externe) compétente concernant des soupçons d'actes répréhensibles ou de violations du droit de l'Union (lois et réglementations locales et européennes). Les autorités compétentes comprennent (spécifiques au pays, ici les autorités néerlandaises) :

• L'Autorité des Consommateurs et des Marchés (ACM) ;
• L'Autorité néerlandaise des marchés financiers (AFM) ;
• L'Autorité néerlandaise de protection des données (AP) ;
• La Banque centrale néerlandaise (DNB) ;
• L'Autorité de lancement d'alerte ;
• L'Inspection de la Santé et de la Jeunesse (IGZ) ;
• L'Autorité néerlandaise de la santé (Nouvelle-Zélande) ;
• L'Autorité de sûreté nucléaire et de radioprotection (ANVS) ; et

• Les organismes et organismes administratifs ou parties d'organismes désignés par arrêté administratif général ou règlement ministériel.
   

Nous préférons le signalement via la procédure de DAF car il permet de traiter plus rapidement l'acte répréhensible ou la violation présumée, et s'il est signalé à l'extérieur, DAF manque l'opportunité d'une enquête interne.

Une fois qu'un signalement est reçu, il est transmis au directeur de conformité. DAF est tenu de traiter le signalement de manière confidentielle. Toutes les personnes impliquées dans le traitement du signalement ne divulgueront pas l'identité du lanceur d'alerte ou des autres parties impliquées sans le consentement écrit explicite du lanceur d'alerte, et traiteront les informations sur le signalement de manière confidentielle.

Le directeur de conformité, ou une personne désignée par lui si nécessaire, évaluera d'abord l'action appropriée à prendre et la nécessité d'une enquête en fonction du signalement. Le directeur de conformité enverra rapidement, mais au plus tard dans les sept jours, une confirmation de réception du signalement au lanceur d'alerte. Le signalement sera enregistré par le directeur de conformité dans un registre désigné.

Le directeur de conformité soumettra, dès que possible, une proposition d'enquête au Comité de l'intégrité sur la base du signalement, sauf si:

• Le signalement n'est pas fondé sur des motifs raisonnables, ou
• Il est clair à l'avance que le signalement ne concerne pas un acte répréhensible, une suspicion d'acte répréhensible ou une violation ou un risque de violation de lois et réglementations (inter)nationales.

Si le Comité de l'intégrité décide de ne pas engager d'enquête, le directeur de conformité informera le lanceur d'alerte dans les deux semaines suivant la soumission du signalement. Cette décision sera accompagnée de motifs.

Si le Comité de l'intégrité décide d'engager une enquête, le directeur de conformité en informera le lanceur d'alerte dans les deux semaines suivant la soumission du signalement.

Dans les plus brefs délais après réception du signalement, le directeur de conformité documentera les conclusions dans un rapport de conseil adressé au Comité de l'intégrité.

Le rapport de conseil décrira la validité du signalement et, le cas échéant, formulera des recommandations.

Le rapport de conseil avec les recommandations sera transmis au Comité de l'intégrité, sous forme anonymisée si nécessaire pour protéger le lanceur d'alerte, et en respectant la confidentialité des informations fournies au directeur de conformité.

Dans un délai maximum de trois mois après réception du signalement, le directeur de conformité ou un membre du conseil d'administration informera par écrit le lanceur d'alerte et toute personne concernée par le signalement de la position du Comité de l'intégrité concernant le signalement. Dans des cas exceptionnels, ce délai peut être prolongé. Le directeur de conformité informera par écrit le lanceur d'alerte de toute prolongation, en indiquant les raisons.

Dans un délai maximum de trois mois après réception du signalement, le Compliance Director ou un membre de la direction informe par écrit le déclarant et toute personne concernée par le signalement de la position de fond du Comité d'intégrité concernant le signalement. Dans des cas exceptionnels, ce délai peut être prolongé. Le Compliance Director en informe par écrit le déclarant en le motivant.

Les lanceurs d'alerte qui font des signalements de bonne foi concernant des actes répréhensibles couverts par cette politique ne seront pas intimidés ou désavantagés (interdiction de représailles), et ils ne seront pas confrontés à d'autres conséquences négatives (par exemple, concernant leur emploi) pour avoir exprimé leurs préoccupations. Cette interdiction de représailles s'applique également aux personnes qui soutiennent le lanceur d'alerte et/ou les tiers impliqués. Les représailles comprennent, sans s'y limiter:

• Le harcèlement, l'ignorance et l'exclusion du lanceur d'alerte ;
• Des accusations infondées ou disproportionnées concernant les performances du lanceur d'alerte ;
• L'imposition de véritables interdictions de recherche, de parole, de lieu de travail et/ou de contact au lanceur d'alerte ou à ses collègues, sous quelque forme que ce soit ;
• L'intimidation du lanceur d'alerte en menaçant de prendre certaines mesures ou actions si le signalement est poursuivi.

DAF ne tolère aucune forme d'intimidation ou de représailles et prendra des mesures disciplinaires à l'encontre des collègues ou des superviseurs concernés si nécessaire.

L'interdiction de représailles ne s'applique pas en cas de plaintes personnelles, de critiques concernant les choix de politique, ou d'objections de conscience. L'interdiction de représailles ne s'applique pas non plus si le lanceur d'alerte agit pour un gain personnel ou s'il formule intentionnellement de fausses accusations, pour des raisons inappropriées ou avec une intention malveillante.

Si un lanceur d'alerte estime qu'il ou elle est puni en raison de sa position en tant que lanceur d'alerte concernant des méfaits présumés ou parce qu'il/elle participe à une enquête suite à un signalement, il/elle est encouragé(e) à le signaler immédiatement à son supérieur, au Bureau de conformité ou au Directeur de la conformité lui-même, afin que DAF puisse prendre les mesures appropriées.

S'il est constaté que le lanceur d'alerte a personnellement participé à des actes répréhensibles présumés, le fait de signaler ces actes ne le protège pas des éventuelles mesures (disciplinaires) prises par DAF ou de sa responsabilité civile, pénale ou légale. Cependant, DAF prendra toujours en compte le fait qu'un lanceur d'alerte a volontairement et de bonne foi signalé ses soupçons d'actes répréhensibles conformément à cette politique.

Pendant les enquêtes, DAF respectera les lois et exigences applicables en matière de confidentialité et de protection des données, telles que décrites dans ses politiques internes.