Regeling melding misstanden

Alle personen die een arbeidsovereenkomst hebben (gehad) met DAF en alle personen die anderszins werkzaamheden verrichten (of hebben verricht) voor DAF kunnen een rapport indienen. Externe belanghebbenden van DAF, zoals leveranciers, sollicitanten, zakenpartners, enzovoort, kunnen ook een rapport indienen.

Dit beleid kan worden gebruikt om vermoedens van mogelijke misstanden of schendingen van (inter)nationale wet- en regelgeving binnen of door DAF te melden. Voorbeelden hiervan zijn:

- (Mogelijke) strafbare feiten of schendingen van (inter)nationale wet- en regelgeving;

- Overtredingen van de PACCAR Gedragscode, PACCAR Standaardbeleid, nalevingsregels of andere interne beleidsregels van DAF/PACCAR; of

- Bedreigingen voor het milieu, risico's voor de volksgezondheid, risico's voor de persoonlijke veiligheid of risico's voor het correct functioneren van het bedrijf als gevolg van onjuiste handelingen of nalatigheden.

Als je een vermoeden hebt of weet dat mogelijk sprake is van misstanden en/of inbreuken kun je dat melden bij jouw contactpersoon. Als dat meldkanaal geen optie is kan je gebruik maken van de PACCAR Ethiek-lijn waar indien gewenst anoniem een melding kan worden gedaan. Je kunt jouw zorgen ook eerst vertrouwelijk bespreken met de Compliance Director alvorens een eventuele melding te doen. Dat kan door met ons Compliance Office contact op te nemen via het onderstaande contactformulier.

Je kan ook de bevoegde autoriteit (zie onder ‘Hoe kun je een melding doen’) of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het Unierecht (lokale en Europese wet- en regelgeving).

Als je ervoor kiest om deze meldregeling van DAF te volgen, dan kan je schriftelijk of mondeling een melding doen bij jouw contactpersoon. Dit kan eventueel ook anoniem. Als je volledig anoniem een melding wilt doen, kun je de PACCAR Ethiek-lijn gebruiken. Meer informatie over de PACCAR Ethiek-lijn kun je vinden onder het kopje ‘Veel gestelde vragen’/'FAQs’ op de website van de PACCAR Ethiek-lijn.

Wanneer je een melding maakt van vermoedens van mogelijke misstanden, dient dit te goeder trouw gebeuren en voor zover mogelijk worden onderbouwd met relevante informatie.In plaats van een melding maken volgens de meldregeling van DAF kan je met het vermoeden van een misstand of inbreuk op het Unie-recht (lokale en Europese wet- en regelgeving) ook direct melding doen bij de bevoegde (externe) autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn:

a. De autoriteit Consument en Markt (ACM):
b. De autoriteit Financiële Markten (AFM);
c. De autoriteit persoonsgegevens (AP);
d. De Nederlandsche Bank (DNB);
e. Het Huis voor Klokkenluiders;
f. De Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGZ);
g. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZ);
h. De Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS), en;
i. Bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen, of onderdelen daarvan.

Het gebruik maken van de meldregeling van DAF heeft onze voorkeur omdat de misstand of inbreuk dan het snelst kan worden aangepakt en bij direct extern melden DAF de interne onderzoeksmogelijkheid mist.

Zodra een rapport wordt ontvangen, wordt het doorgestuurd naar de Compliance Director. DAF moet het rapport vertrouwelijk behandelen. Alle personen die betrokken zijn bij de afhandeling van een rapport mogen de identiteit van de melder of andere betrokken partijen niet bekendmaken zonder expliciete schriftelijke toestemming van de melder, en moeten de informatie over het rapport vertrouwelijk behandelen.

De Compliance Director, of een door hem/haar aangewezen persoon indien nodig, beoordeelt eerst welke actie moet worden ondernomen en welk onderzoek (indien nodig) moet worden uitgevoerd op basis van het rapport. De Compliance Director stuurt binnen zeven dagen een bevestiging van ontvangst van het rapport naar de melder. De Compliance Director registreert het rapport in een speciaal register.

De Compliance Director zorgt ervoor dat het rapport schriftelijk wordt gedocumenteerd en presenteert deze documentatie aan de melder ter bevestiging en ondertekening. De melder ontvangt een kopie van deze documentatie.

De Compliance Director dient zo snel mogelijk na het rapport een voorstel voor een onderzoek in bij de Integriteitscommissie, tenzij:

a) Het rapport niet op redelijke gronden is gebaseerd, of

b) Het vooraf duidelijk is dat het rapport geen betrekking heeft op een misstand, vermoeden van een misstand, of schending of risico op schending van (inter)nationale wet- en regelgeving.

Als de Integriteitscommissie besluit om geen onderzoek uit te voeren, informeert de Compliance Director de melder binnen twee weken na indiening van het rapport. Dit besluit wordt onderbouwd. Als de Integriteitscommissie besluit om een onderzoek uit te voeren, informeert de Compliance Director de melder hierover binnen twee weken na indiening van het rapport.

Ten behoeve van het onderzoek naar aanleiding van een melding is de Compliance Director bevoegd alle relevante interne documenten op te vragen en alle relevante betrokkenen te horen, die hij voor de vorming van zijn advies aan de integriteitscommissie nodig acht. In geval van verstrekte informatie die vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van de Compliance Director moet blijven, wordt dit aan de Compliance Director gemeld. De Compliance Director kan ter verkrijging van de vereiste informatie deskundigen inschakelen. De hiermee gemoeide kosten worden voorafgaand aan de inschakeling ter goedkeuring aan de integriteitscommissie voorgelegd.

Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de melding legt de Compliance Director zijn bevindingen vast in een adviesrapport gericht aan de integriteitscommissie. In het adviesrapport wordt de gegrondheid van de melding beschreven en worden eventueel aanbevelingen gedaan. Het adviesrapport met aanbevelingen wordt – voor zover nodig voor de bescherming van de melder – in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventuele vertrouwelijke karakter van de aan de Compliance Director verstrekte informatie, verstrekt aan de integriteitscommissie.

Binnen maximaal drie maanden na ontvangst van de melding worden de melder en degene op wie de melding eventueel betrekking heeft door de Compliance Director of een directielid schriftelijk op de hoogte gesteld van een inhoudelijk standpunt van de integriteitscommissie betreffende de melding. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd. De Compliance Director doet hiervan schriftelijk melding hiervan aan de melder onder opgaaf van redenen.

Melders die te goeder trouw melding doen van misstanden die onder dit beleid vallen zullen niet worden geïntimideerd of benadeeld (benadelingsverbod) of worden geconfronteerd met andere negatieve gevolgen omdat zij hun zorgen hebben geuit. Dit benadelingsverbod geldt eveneens voor degene die de melder bijstaat en/of een andere betrokken derde. Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan:

a. Het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
b. Het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
c. Het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
d. Het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als de melding wordt doorgezet. DAF duldt geen enkele vorm van intimidatie of benadeling en zal disciplinaire maatregelen nemen tegen de desbetreffende collega’s of leidinggevenden indien dit nodig is. Het benadelingsverbod is niet van toepassing in geval van klachten van persoonlijke aard, in geval van kritiek op gemaakte beleidskeuzen en in geval van gewetensbezwaren. Evenmin geldt het benadelingsverbod indien de melder handelt uit persoonlijk gewin, valse beschuldigingen uit die bewust, om oneigenlijke redenen, of met kwade opzet zijn gedaan. Als een melder meent dat hij of zij gestraft wordt vanwege zijn/haar positie als melder van vermeende misstanden of omdat hij/zij deelneemt aan een onderzoek naar aanleiding van een melding, wordt hij/zij aangemoedigd om dit onmiddellijk te melden aan onze Compliance Office of aan de Compliance Director, zodat DAF passende maatregelen kan treffen. Als blijkt dat de melder persoonlijk betrokken is geweest bij vermeende misstanden, wordt deze melder door het melden van de misstanden niet gevrijwaard tegen mogelijke maatregelen door DAF of tegen civielrechtelijke, strafrechtelijke of wettelijke aansprakelijkheid. DAF zal echter te allen tijde in haar overwegingen rekening houden met het feit dat een melder zijn/haar vermoedens van misstanden vrijwillig en te goeder trouw in overeenstemming met deze regeling heeft gemeld. DAF zal tijdens de onderzoeken de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetten en - vereisten naleven, zoals uiteengezet in haar privacy statement.